Quali documenti servono per la rendicontazione, e cosa controllare su ognuno
Fa fede l'elenco del manuale di rendicontazione del tuo bando. I manuali di MIMIT, Invitalia e di alcune regioni, però, chiedono documenti molto simili. Quelli che trovi qui sono i documenti tipici: non tutti i bandi li chiedono tutti.
Qui trovi i documenti divisi per tipo e, per ciascuno, la forma che deve avere per essere accettato. Per il percorso completo, dal bando al SAL, parti dalla guida su come si fa la rendicontazione di un bando.
Perché conta la forma
La Corte dei conti europea ha analizzato gli errori trovati nei controlli sui fondi dell'Unione per il 2024. Il 64% riguarda l'ammissibilità delle spese e il 9% documenti che mancano. Gli appalti e gli aiuti di Stato valgono il 16%, il resto sono altri errori amministrativi.
Quasi due errori su tre, quindi, sono di ammissibilità, e uno su dieci è un documento che manca.
Le fatture
Ogni fattura deve essere intestata al beneficiario e descrivere la fornitura in modo che si capisca cosa è stato comprato. "Come da accordi" non basta.
Sul CUP, l'obbligo di riportarlo in fattura viene dal decreto legge 13/2023 (convertito con la legge 41/2023, art. 5), per gli acquisti fatti con incentivi pubblici alle imprese dal 1° giugno 2023. Il bando startup 2025 dell'Emilia-Romagna, per esempio, lo richiama in modo esplicito. Dove e come va indicato, e se una fattura senza CUP si può regolarizzare, lo dice la misura. Per le fatture elettroniche di operazioni successive al 31 maggio 2023, dal 27 gennaio 2026 c'è il servizio web dell'Agenzia delle Entrate per integrarlo. Nella Nuova Sabatini il MIMIT esclude l'annotazione a mano su una stampa della fattura elettronica.
La dicitura invece non la chiedono tutti i bandi. Nella Nuova Sabatini è obbligatoria e ha una formula precisa: "Spesa di euro … realizzata con il concorso delle provvidenze previste dall'articolo 2, comma 4, del decreto-legge 21 giugno 2013, n. 69". Nella ZES Unica invece non serve: l'Agenzia delle Entrate lo ha chiarito nelle FAQ dell'11 luglio 2024. Prima di chiedere a un fornitore di rifare una fattura, controlla cosa dice il tuo bando.
Insieme alla fattura servono di solito il contratto o l'ordine, con una data successiva alla domanda quando il bando lo richiede, e il documento di trasporto o il verbale di consegna.
Le prove di pagamento
La contabile del bonifico va accompagnata dall'estratto conto, che deve permettere di ricostruire il pagamento: data, importo, beneficiario e identificativo dell'operazione (CRO, TRN o identificativo equivalente). La sola disposizione di bonifico non dimostra che i soldi siano usciti.
Alcuni bandi chiedono il CUP anche nella causale del bonifico: controlla il manuale. Se paghi più fatture con un solo bonifico, la Regione Piemonte chiede che il mandato riporti numero, data e importo di ciascuna.
Il mezzo di pagamento deve essere fra quelli accettati dal bando, e su questo i manuali non sono d'accordo tra loro:
| Bando o ente | Ammessi | Esclusi |
|---|---|---|
| Invitalia, Smart&Start Italia | bonifico, ricevuta bancaria, assegni non trasferibili, carte di debito e di credito | contanti |
| Invitalia, investimento produttivo | bonifico, RI.BA., RID, assegni nominativi | contanti, carta di credito, compensazione |
| MIMIT, IPCEI | bonifico, F24 quietanzato o PagoPA, ricevuta bancaria | contanti, assegni |
| Regione Toscana | bonifico, assegno circolare o non trasferibile, mandato quietanzato | contanti |
La carta di credito va bene per Smart&Start e non per l'investimento produttivo, sempre di Invitalia. Chi segue più bandi insieme rischia di applicare la regola di una pratica a quella sbagliata. È uno dei controlli che un software per la rendicontazione dei bandi come Rendy fa con le regole del bando di ciascuna pratica.
Conta anche da quale conto parte il pagamento. Smart&Start esclude i pagamenti fatti dal conto personale del socio e poi rimborsati. Il Fondo Transizione Industriale, sportello 2023, chiede che i pagamenti partano da un conto dedicato, anche non in via esclusiva.
Le quietanze dei fornitori
Diversi bandi, soprattutto quelli gestiti da Invitalia, chiedono al fornitore una dichiarazione liberatoria in cui conferma di essere stato pagato. Chiedila quando paghi, finché il fornitore ha la pratica sotto mano.
Controlla anche di non avere debiti aperti con il fornitore alla chiusura. Nelle linee guida Invitalia per gli investimenti produttivi, se resta un debito viene esclusa tutta la fornitura, non solo la parte non pagata.
I documenti contabili
Libro giornale, registri IVA, libro cespiti per i beni che si ammortizzano. Per le operazioni cofinanziate dai fondi europei serve anche una contabilità separata del progetto, o una codifica che permetta di isolare le sue scritture, secondo quello che ammette il programma. Senza, il controllore non riesce a far tornare il rendiconto con i libri, anche se ogni documento è in ordine.
Il personale
Qui più che altrove conta la misura, soprattutto se usa costi standard invece dei costi reali. Con i costi reali i manuali che abbiamo letto chiedono contratto o lettera d'incarico con il riferimento al progetto, buste paga, F24 pagati, calcolo del costo orario e timesheet. Il MIMIT, nel manuale per gli IPCEI, chiede timesheet mensili firmati dal lavoratore e dal suo responsabile, e controfirmati dal responsabile del progetto.
Il timesheet deve avere tutte le firme e ore coerenti con le buste paga, e va compilato mese per mese.
I documenti della domanda di erogazione
Il modulo dell'ente firmato digitalmente, il prospetto riepilogativo delle spese, la relazione tecnica sull'avanzamento, le dichiarazioni sostitutive richieste dal bando (per esempio sull'assenza di doppio finanziamento) e la foto del cartello di pubblicità, dove richiesto.
Per i fondi di coesione 2021-2027, se non rispetti gli obblighi di comunicazione, il contributo può essere ridotto fino al 3% (Reg. UE 2021/1060, art. 50). Per le altre misure valgono le regole di pubblicità del bando.
Per il saldo il bando può chiedere anche il collaudo o la dichiarazione di conformità e una relazione finale sugli obiettivi.
Per quanto tempo si conservano
Per i programmi europei 2021-2027, cinque anni dal 31 dicembre dell'anno dell'ultimo pagamento dell'ente al beneficiario. Per le misure nazionali decide il bando. Nella Nuova Sabatini, per esempio, le fatture non si allegano alla richiesta di erogazione ma vanno conservate per le ispezioni.
Tutti i controlli da fare prima di mettere una spesa nel rendiconto li trovi, uno per riga, nella nostra checklist dei 20 controlli.
Domande frequenti
Quali sono i documenti di rendicontazione?
Si dividono in cinque gruppi: documenti di spesa (fatture, contratti, documenti di trasporto), prove di pagamento (contabili ed estratti conto), quietanze dei fornitori, documenti contabili e documenti del personale. A questi si aggiungono quelli della domanda di erogazione.
Una fattura senza CUP si può sistemare?
Dipende dalla misura, e va controllato nel suo manuale. Per le fatture elettroniche di operazioni successive al 31 maggio 2023 c'è il servizio web dell'Agenzia delle Entrate, attivo dal 27 gennaio 2026. Dove il bando lo ammette, si può anche fare una nota di credito e riemettere la fattura.
Posso pagare un fornitore con la carta di credito aziendale?
Dipende dal bando. Smart&Start la accetta, le linee guida Invitalia per gli investimenti produttivi la escludono. Va controllato nel manuale prima di pagare.
Rendy controlla i documenti della tua pratica con le regole del tuo bando: periodo, pagamenti, massimali, CUP e diciture. Tu decidi sui casi dubbi e dedichi il tempo ai documenti che non tornano.