Dove finiscono i documenti dei tuoi clienti

• Documenti solo nell'Unione europea. I documenti che carichi, e i dati che Rendy ne ricava, sono elaborati e conservati su server nell'Unione europea e non escono dallo Spazio economico europeo.
• Nessun addestramento. Non usiamo i documenti per addestrare modelli di intelligenza artificiale, né nostri né di altri, e il fornitore dell'intelligenza artificiale non li conserva.
• Accesso limitato e registrato. Il nostro personale apre i tuoi documenti solo in tre casi: se ci chiedi assistenza, per ripristinare il servizio dopo un incidente o su richiesta valida di un'autorità. Ogni accesso resta registrato.
• Due fattori e versioni dei file. Ogni utente può attivare l'autenticazione a due fattori dall'area «Il mio account». Dei file cancellati o sovrascritti teniamo la versione precedente per almeno 7 giorni.
• L'ultima parola è tua. Gli esiti dei controlli sono proposte: puoi cambiarne qualunque, e la tua decisione prevale su quella automatica.

I documenti che carichi restano dei tuoi clienti. Tu sei titolare del trattamento, oppure responsabile se lavori per conto dell'impresa beneficiaria. GRANTED S.R.L. tratta i dati solo per farti funzionare il servizio, come responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR, o come ulteriore responsabile quando tu stesso lo sei.

Le regole sono nell'accordo sul trattamento dei dati (DPA), che fa parte del contratto e accetti al momento della registrazione, dopo averlo potuto leggere. Se lavori per conto di un'impresa, ti diamo anche un modello di clausola da inserire nel tuo incarico, per autorizzare l'uso di Rendy.

Per far funzionare Rendy ci appoggiamo a questi fornitori. Ciascuno tratta i dati solo per la funzione indicata.

Railway, Neon, Cloudflare e Resend sono società con sede negli Stati Uniti; la posta ce la fornisce Microsoft tramite la sua società irlandese. I tuoi dati stanno sui loro server europei, e se accedono da fuori dell'Unione, per esempio per assistenza tecnica, valgono le clausole contrattuali standard previste dal GDPR. Pagamenti e fatturazione passano da Stripe e da un gestionale di fatturazione elettronica, che trattano solo i tuoi dati di pagamento, mai i documenti dei tuoi clienti.

Se aggiungiamo o cambiamo un fornitore che tratta i documenti, te lo comunichiamo con almeno 15 giorni di anticipo, e puoi opporti. Se non troviamo una soluzione, puoi recedere per i servizi interessati e ti rimborsiamo quanto hai pagato e non hai usato.

Rendy usa i modelli di Mistral AI, un'azienda francese, per leggere il bando e i documenti. Al fornitore mandiamo solo il contenuto necessario al controllo richiesto. Presso Mistral AI abbiamo attivato l'esclusione dall'addestramento e l'opzione che non conserva i contenuti inviati.

Ogni esito è segnato come prodotto da un sistema di intelligenza artificiale, anche nel foglio di calcolo che esporti. Puoi modificarlo o sovrascriverlo, e la tua decisione prevale. Rendy non ti obbliga a rivedere gli esiti uno per uno: controllarli prima di mandare la rendicontazione all'ente resta compito tuo, come oggi.

Dentro il tuo account decidi tu. L'amministratore è la persona che ha registrato l'account: invita gli utenti dello studio e può togliere l'accesso. Oggi tutti gli utenti hanno gli stessi permessi sui progetti. I dati di ogni cliente sono separati da quelli degli altri direttamente nel database, quindi un utente di un altro studio non può arrivare ai tuoi documenti.

Da parte nostra, l'accesso è riservato a tre ruoli: il responsabile tecnico, il responsabile di prodotto e il responsabile commerciale. Aprono i documenti solo quando ci chiedi assistenza, per ripristinare il servizio dopo un incidente o se lo impone una richiesta valida di un'autorità, per il tempo necessario e limitatamente al tuo account, e ogni accesso resta nel registro delle operazioni.

• I dati viaggiano cifrati su tutti i collegamenti: fra il tuo browser e Rendy, e fra Rendy, il database, l'archivio e i fornitori.
• Database e archivio dei documenti sono cifrati anche quando i dati sono fermi.
• Le password non sono conservate in chiaro e non si possono recuperare: se la dimentichi, la reimposti. Ogni utente può avere una sola sessione aperta alla volta.
• Puoi attivare l'autenticazione a due fattori (2FA) dall'area «Il mio account»: oltre alla password, l'accesso chiede un codice di sei cifre generato da un'app di autenticazione. È facoltativa, e la consigliamo a chi gestisce l'account dello studio.
• I file hanno il versionamento: se un documento viene cancellato o sovrascritto, teniamo la versione precedente per almeno 7 giorni presso lo stesso fornitore dell'archivio e la eliminiamo entro 30. Il database si può riportare a un momento qualsiasi degli ultimi 7 giorni. Le versioni servono a ripristinare il servizio dopo un incidente.
• Il registro delle operazioni tiene traccia di accessi, caricamenti, modifiche, cancellazioni ed esportazioni, con utente, data, ora e indirizzo IP. Non si può modificare dall'applicazione. Se ti serve l'estratto del tuo account, lo chiedi a noi.
• Gli ambienti di sviluppo e di prova usano solo dati di esempio, mai documenti reali dei clienti.

Preferiamo dirlo qui che fartelo scoprire durante una valutazione fornitori.

• I documenti caricati non hanno una copia di sicurezza indipendente, presso un fornitore diverso da quello dell'archivio. Le versioni precedenti dei file non ci permettono di recuperare su richiesta un documento che hai cancellato tu. Per questo Rendy lavora su una copia e gli originali restano nel tuo archivio.
• GRANTED S.R.L. oggi non ha certificazioni ISO sulla sicurezza delle informazioni. Quello che abbiamo è descritto in questa pagina, e su richiesta ti mandiamo la documentazione dei fornitori.
• Sui piani Solo e Studio non garantiamo un livello minimo di disponibilità del servizio. Per il piano Enterprise lo definiamo nel contratto.

Finché il contratto è attivo, i documenti restano nel tuo account e puoi scaricarli o cancellarli quando vuoi. Una cancellazione fatta da te è immediata e non si può annullare.

Quando il contratto finisce, per 6 mesi puoi entrare in sola lettura e scaricare tutto, senza costi: un archivio .zip con i documenti nel formato originale, i dati in formati di uso comune come il foglio di calcolo e un codice che ti permette di verificare che il file sia integro. Poi cancelliamo i dati in modo definitivo, con un avviso 30 giorni prima. Le copie di sicurezza del database vengono sovrascritte entro altri 30 giorni.

Vale lo stesso se ti registri e non attivi mai né la prova né un abbonamento: dopo 6 mesi dalla registrazione cancelliamo l'account e gli eventuali documenti, con un avviso 30 giorni prima. Fino ad allora puoi entrare, scaricare quello che hai caricato o attivare un piano, e la cancellazione si annulla.

Puoi anche chiedere la cancellazione anticipata dell'account, dalla funzione che trovi in Rendy. Dal momento della richiesta l'account si blocca per tutti, anche per scaricare i dati: scaricali prima. Hai 30 giorni per ripensarci con il collegamento che ti mandiamo per email, poi la cancellazione è definitiva.

Se si verifica una violazione che riguarda i dati dei tuoi clienti, te lo comunichiamo senza ritardo e comunque entro 72 ore da quando ne veniamo a conoscenza, anche se in quel momento sappiamo ancora poco, e ti aiutiamo negli adempimenti verso il Garante e verso gli interessati.

Per segnalare un incidente o una vulnerabilità, e per ogni domanda sul trattamento dei dati, scrivi a [email protected]. Il nostro referente per la protezione dei dati è Niccolò Manfredi Selvaggi. Se la domanda può servire anche ad altri, la aggiungiamo a questa pagina.

I documenti completi: condizioni generali, accordo sul trattamento dei dati (DPA), elenco dei sub-responsabili, privacy policy, cookie policy.