Home · Guide · Checklist

20 controlli prima di rendicontare un documento di spesa

Checklist · Lettura di circa 4 minuti · Testo aggiornato il 25 settembre 2026 · Fonti controllate a settembre 2026 · Contenuti rivisti da un consulente di finanza agevolata

Stampala, oppure tienila aperta accanto al fascicolo. Per ogni spesa che vuoi mettere nel rendiconto, passa le righe una per una. Se una risposta è "no" o "non so", quella spesa non è ancora pronta.

Alcuni controlli valgono solo se il tuo bando li prevede. Li abbiamo segnati con se previsto.

La fattura

1. 1La fattura è intestata al beneficiario del contributo, con partita IVA corretta.
2. 2Il CUP compare in fattura, nel modo previsto dalla misura. Se manca o è sbagliato, controlla nel manuale se e come puoi regolarizzarlo. Per le fatture elettroniche di operazioni successive al 31 maggio 2023 c'è il servizio web dell'Agenzia delle Entrate per integrare il CUP mancante.
3. 3La dicitura richiesta dal bando è presente, con la formula esatta. Se previsto: la Nuova Sabatini la chiede, la ZES Unica no.
4. 4La descrizione permette di capire cosa è stato comprato. Frasi generiche come "come da accordi" non bastano.
5. 5Il contratto o l'ordine ha una data successiva alla domanda, quando il bando lo richiede.
6. 6C'è il documento di trasporto o il verbale di consegna del bene.
7. 7Il documento è nella forma originale, cioè il file della fattura elettronica. Se previsto: nella Nuova Sabatini le integrazioni vanno fatte con un documento elettronico, non a mano su una stampa.

Il pagamento

1. 8La spesa rispetta il periodo ammesso dal bando ed è già pagata, se la misura lo chiede. Controlla nel manuale se conta la data della fattura o quella del pagamento.
2. 9Il mezzo di pagamento è fra quelli che il tuo bando accetta. I contanti sono esclusi in tutti i manuali che abbiamo letto, sugli altri mezzi i bandi non sono d'accordo.
3. 10Il pagamento è partito dal conto corrente dedicato. Se previsto.
4. 11Il pagamento riporta gli identificativi che la misura richiede, nel modo previsto dal bando, per esempio il CUP nella causale. Se previsto: se il bonifico paga più fatture, riporta numero, data e importo di ognuna.
5. 12L'estratto conto permette di ricostruire il pagamento: data, importo, beneficiario e identificativo dell'operazione (CRO, TRN o equivalente).
6. 13L'importo pagato coincide con quello che metti nel rendiconto.
7. 14C'è la quietanza liberatoria del fornitore. Se prevista.
8. 15Alla chiusura non resta nessun debito aperto con quel fornitore. Se previsto: per Invitalia un debito residuo esclude l'intera fornitura.

Il legame con il progetto

1. 16La voce di spesa è ammessa dal bando e rientra nel massimale della sua categoria.
2. 17L'IVA è trattata secondo il regime della misura. Negli aiuti in esenzione (GBER) l'IVA recuperabile è esclusa. Nel PNRR entra solo se non recuperabile. Nei programmi europei 2021-2027, fuori dagli aiuti di Stato e sotto i 5 milioni di euro IVA inclusa, è ammessa, salvo manuali più severi.
3. 18La somma dei contributi pubblici su questa spesa non supera il suo costo né i limiti di cumulo previsti. Se un'altra misura finanzia lo stesso progetto, i due bandi devono consentire il cumulo.
4. 19La spesa è registrata nella contabilità separata del progetto o con la sua codifica. Se prevista.

Il fascicolo

1. 20Hai salvato fattura, contabile, estratto conto e quietanza nella cartella della pratica, organizzati come chiede il bando o il manuale, in modo che chiunque li ritrovi senza chiederti niente.

Perché proprio questi

Secondo la Corte dei conti europea, nei controlli sui fondi dell'Unione per il 2024 il 64% degli errori riguarda l'ammissibilità e il 9% documenti mancanti. La lista si concentra su questi due tipi di errore.

Vanno fatte tutte, su ogni documento, anche alla trentesima fattura della giornata.

Il perché di ogni controllo, con le fonti, lo trovi nella guida ai documenti e ai controlli. Il percorso completo è nella guida su come si fa la rendicontazione di un bando.