Come scegliere un software per la rendicontazione dei bandi
Nella demo il fornitore carica una fattura perfetta e lo schermo diventa verde. Poi apri una tua pratica Smart&Start e trovi una fattura che al posto del CUP riporta "Smart&Start Italia" e il numero della domanda. Le linee guida di rendicontazione di Invitalia la accettano, perché è stata emessa prima che il CUP fosse assegnato. Il software che stai provando la segna come errore.
Per uno studio che segue più bandi il primo criterio è questo: il software applica le regole del bando di quella pratica, e ti fa vedere quali sono.
Le regole: lette dal bando e verificabili
Due misure dello stesso ente, due limiti diversi. In Smart&Start Italia le spese di marketing e web marketing non possono superare il 20% dell'importo totale ammesso del piano d'impresa. In ON - Oltre nuove imprese a tasso zero, per le imprese costituite da non più di 36 mesi, le consulenze specialistiche stanno entro il 5% dell'investimento ammissibile.
Un software adatto a uno studio tiene un insieme di regole separato per ogni pratica. Ogni regola indica da dove viene, con documento e articolo o pagina. Se il software le ricava dal bando in automatico, devi poterle leggere, correggere e approvare prima che vengano usate. Quando esce una FAQ, la regola si aggiorna e resta traccia della versione precedente: come gestire questi cambi lo trovi nella guida dalle regole del bando ai controlli.
I controlli: un esito per documento, con il motivo scritto
Prendi una fattura Smart&Start da 450 euro di imponibile. Le linee guida escludono i titoli di spesa con imponibile sotto i 500 euro. Il controllo utile dice "Non superato", cita la regola sull'importo minimo e riporta l'imponibile letto in fattura.
Chiedi come si comporta il software quando non è sicuro, per esempio davanti a una causale ambigua o a un bonifico che paga più fatture. Serve uno stato intermedio, "da verificare", che ti obbliga a guardare.
Per ogni esito devi poter confermare o correggere, e il software deve registrare chi l'ha fatto e quando. Quando l'ente chiede un'integrazione ti serve sapere chi aveva controllato quella spesa e perché. L'elenco dei controlli per tipo di documento è nella guida ai documenti.
SAL e consegne
Le regole cambiano anche fra una richiesta di erogazione e l'altra. In Smart&Start ogni SAL può includere titoli di spesa non quietanzati fino al 30% delle spese ammesse, e le erogazioni vanno chieste, in generale, entro 60 giorni dal termine di realizzazione del piano.
Il software deve sapere quale documento è finito in quale consegna e impedire che una spesa entri due volte. Se l'ente taglia una spesa in istruttoria, devi poterlo registrare senza perdere l'esito che avevi dato tu. Per preparare la consegna c'è la checklist per il SAL.
Esportare i dati e uscire dal fornitore
Una pratica dura anni, e nel frattempo il fornitore può cambiare prezzi o chiudere. Prima di firmare chiedi un'esportazione di prova di una pratica completa, con documenti, regole, esiti, motivazioni e chi ha confermato cosa.
Il Data Act (Reg. UE 2023/2854), applicabile dal 12 settembre 2025, chiede ai fornitori di servizi cloud, compreso il software in abbonamento, di facilitare il passaggio a un altro fornitore e di esportare i dati in un formato di uso comune e leggibile da macchina. Dal 12 gennaio 2027 i costi di passaggio non si possono più addebitare. Ci sono eccezioni, e nel novembre 2025 la Commissione ha proposto regole più leggere per alcuni contratti già in corso: leggi il tuo.
Dove stanno i dati, e il contratto ex art. 28 GDPR
Nella rendicontazione passano dati personali dei tuoi clienti, come buste paga, timesheet e documenti del legale rappresentante.
Il fornitore che li tratta per tuo conto è un responsabile del trattamento, e serve un contratto scritto, anche elettronico, con i contenuti dell'art. 28 del Regolamento UE 2016/679: oggetto, durata, natura e finalità del trattamento, tipi di dati, trattamento solo su istruzioni documentate, misure di sicurezza, cancellazione o restituzione dei dati a fine servizio. È il DPA, il data processing agreement.
Poi rileggi il contratto con il cliente. Se lì lo studio è nominato responsabile del trattamento, il fornitore del software diventa un sub-responsabile: per usarlo ti serve la previa autorizzazione scritta del cliente, specifica o generale, e il fornitore deve rispettare verso di te gli stessi obblighi che tu hai verso il cliente.
Il GDPR ammette il trattamento fuori dallo Spazio economico europeo a condizioni precise: il trasferimento verso un Paese terzo richiede una decisione di adeguatezza o garanzie adeguate, come le clausole contrattuali tipo. Chiedi l'elenco dei sub-responsabili, compresi hosting e fornitori di modelli AI, con il Paese in cui trattano i dati.
L'uso dell'AI e l'addestramento
Chiedi per iscritto quali passaggi usano l'AI, con quale fornitore di modelli, e se i documenti dei tuoi clienti servono ad addestrare modelli, del fornitore o di terzi.
Secondo le linee guida 07/2020 del Comitato europeo per la protezione dei dati, il responsabile tratta i dati solo su istruzioni del titolare e non può usarli per finalità proprie; se lo fa, per quel trattamento diventa titolare. Fai scrivere la risposta nel DPA, perché una pagina del sito si può cambiare senza avvisarti.
La prova su una pratica reale
Scegli una pratica chiusa di cui conosci l'esito, per esempio un SAL in cui l'ente ha tagliato qualche spesa, e confronta. Il software trova le spese tagliate? Un collega che non ha seguito la pratica capisce le motivazioni? Quanto lavoro ti chiede l'impostazione delle regole?
Firma il DPA prima di caricare documenti veri, anche per una prova, oppure usa documenti oscurati.
I costi
I prezzi possono essere per pratica, per utente, per documento o a canone. Confrontali sulle pratiche dell'ultimo anno, contando configurazione iniziale, formazione, assistenza ed eventuali costi di uscita.
Le domande da fare al fornitore
| Criterio | Domanda | Risposta che ti serve |
|---|---|---|
| Regole | Da dove ricavi le regole? | Ogni regola con la fonte, da approvare |
| Aggiornamenti | Cosa succede quando esce una FAQ? | Nuova versione datata, ricontrollo dei documenti |
| Controlli | Che esiti dai e come li motivi? | Motivazione scritta e stato "da verificare" |
| Revisione | Posso correggere un esito? | Sì, con autore e data |
| SAL | Come gestisci più consegne? | Documenti assegnati alla consegna, niente doppioni |
| Uscita | Cosa esporto quando esco? | Documenti, regole ed esiti in formato aperto |
| Sede dei dati | Dove sono i dati, chi sono i sub-responsabili? | Elenco scritto con Paese e garanzie |
| GDPR | Firmi un DPA ex art. 28? | Sì, prima della prova |
| AI | Usate i documenti per addestrare modelli? | Risposta scritta nel DPA |
| Invio | Carichi la pratica sul portale dell'ente? | Cosa resta da fare a mano |
| Costi | Come cambia il prezzo se le pratiche aumentano? | Listino scritto, costi di uscita compresi |
Dove si colloca Rendy
Rendy legge il bando e ne ricava regole e campi, che rivedi e approvi. Poi controlla fatture, bonifici e quietanze con quelle regole e dà a ogni controllo un esito (Superato, Non superato, Da verificare) con la motivazione scritta, che puoi confermare o correggere. Gestisce consegne parziali e finale, con un cruscotto di fatturato, pagato e rimborso. I dati restano nell'Unione europea e non servono ad addestrare modelli. Non carica la rendicontazione sui portali degli enti, ReGiS compreso, non gestisce i timesheet e non si collega all'email o al Drive del cliente. Le funzioni AI sono in beta. I dettagli sono nella pagina di Rendy.
Domande frequenti
I dati devono restare in Italia o nell'Unione europea?
Il GDPR non lo impone e fissa le condizioni per trasferirli fuori dallo Spazio economico europeo: una decisione di adeguatezza o garanzie adeguate, come le clausole contrattuali tipo. Fatti scrivere dal fornitore dove sono i dati.
Il software invia anche la rendicontazione all'ente?
Dipende dal software. Se non lo fa, l'invio dalla piattaforma del bando, con la firma digitale del legale rappresentante, resta a te.
Come provo un software prima di acquistarlo?
Su una pratica chiusa di cui conosci l'esito, confrontando gli esiti del software con le decisioni dell'ente. Firma il DPA prima di caricare documenti veri, o usa documenti oscurati.
Rendy controlla i documenti della tua pratica con le regole del tuo bando: periodo, pagamenti, massimali, CUP e diciture. Tu decidi sui casi dubbi e dedichi il tempo ai documenti che non tornano.