Spese ammissibili: cosa puoi rendicontare in un bando, IVA compresa
Una spesa è ammissibile quando l'ente accetta di finanziarla. Non basta che sia stata fatta e che serva al progetto: deve rispettare alcune condizioni sul modo in cui è stata pagata, sul momento in cui è stata sostenuta e sui documenti che la accompagnano.
Le condizioni generali si somigliano da un bando all'altro. Poi ogni bando aggiunge le sue, e sono quelle da leggere con più attenzione. Dove si colloca questo controllo nel lavoro di rendicontazione lo trovi nella guida su come si fa la rendicontazione di un bando.
Le cinque condizioni di base
Per i programmi europei 2021-2027 le fissa l'articolo 2 del d.P.R. 66/2025. Le stesse idee, con parole diverse, si ritrovano anche nei manuali dei bandi nazionali. Sono il quadro generale: il tuo bando può aggiungerne altre, o regolarle in modo diverso.
1. La spesa è stata effettivamente sostenuta
Va provata con una fattura quietanzata, o con un documento contabile di pari valore. Nei programmi europei 2021-2027 una fattura emessa ma non ancora pagata non basta. Alcune misure nazionali fanno eccezioni: nel Fondo Impresa Femminile, per esempio, il primo SAL può includere fatture non ancora quietanzate. Controlla anche nel manuale se il periodo di ammissibilità si misura sulla data della fattura o su quella del pagamento.
2. Riguarda il progetto
Se una spesa serve in parte al progetto e in parte all'attività normale dell'impresa, ti serve un criterio per dividerla, deciso prima e applicato sempre allo stesso modo. Un criterio deciso a fine progetto è difficile da difendere in un controllo.
3. È dentro il periodo ammesso
Lo fissa il bando, e cambia molto. In Smart&Start le spese valgono dalla data di invio della domanda. Nei progetti PNRR degli enti locali valgono dalla data del decreto che assegna il contributo. Leggilo sempre nel bando: il regolamento europeo fissa solo i confini generali.
4. È tracciabile
Pagata con un mezzo che permette di ricostruire il flusso, fra quelli accettati dal bando. I contanti sono esclusi in tutti i manuali che abbiamo letto, sul resto i manuali non sono d'accordo. La tabella è nella nostra guida ai documenti.
5. È registrata in contabilità
Secondo le regole contabili normali e, se il bando lo chiede, con una codifica che permetta di isolare il progetto.
Diversi enti aggiungono la congruità, cioè un prezzo in linea con il mercato. Non è scritta nel d.P.R. 66/2025, ma la chiedono per esempio Invitalia e la Regione Toscana nei loro manuali.
Le spese che di solito sono ammesse
Macchinari, impianti e attrezzature, che in misure come la Nuova Sabatini e Smart&Start devono essere nuovi di fabbrica. Hardware e software. Il personale interno, secondo le regole dell'articolo 4 del d.P.R. 66/2025 o del bando. Le consulenze legate al progetto. I costi indiretti, che nei programmi europei si possono riconoscere con una percentuale fissa invece che fattura per fattura.
Le spese che di solito sono escluse
- Interessi passivi, multe, penali, spese legali per contenziosi.
- Terreni ed edifici, salvo eccezioni. Nei programmi 2021-2027 regolati dal Reg. UE 2021/1060 (art. 64) l'acquisto di terreni è ammesso fino al 10% della spesa ammissibile dell'operazione, o al 15% per siti degradati o ex industriali. Per il FSE+ è escluso (Reg. UE 2021/1057, art. 16). Le misure nazionali hanno regole proprie.
- Beni usati, dove il bando chiede beni nuovi.
- Semplici sostituzioni di beni che l'impresa aveva già.
- Spese sotto una soglia minima. In Smart&Start e negli investimenti produttivi Invitalia sono escluse le fatture con imponibile sotto i 500 euro.
- Forniture da soggetti collegati, se il bando le esclude. Smart&Start, per esempio, esclude i fornitori che sono soci, amministratori o dipendenti, e le imprese che negli ultimi 24 mesi erano in rapporto di controllo o partecipate per almeno il 25% dagli stessi soggetti.
- Spese sostenute prima della domanda, in misure come Smart&Start e la Nuova Sabatini.
Stesso progetto, due bandi: cumulo e doppio finanziamento
Più contributi pubblici sullo stesso progetto si possono sommare, se i bandi lo consentono: su costi diversi, oppure sulla stessa spesa, purché il totale resti nei limiti di aiuto e non superi il costo. Questo si chiama cumulo, e i manuali, per esempio quello del MIMIT sui controlli PNRR, lo ammettono.
Quello che non si può fare è farsi rimborsare due volte la stessa quota di costo. Per dimostrare che non l'hai fatto, riporta sui documenti gli identificativi che la misura richiede, a partire dal CUP in fattura, e allega la dichiarazione di assenza di doppio finanziamento se il bando la chiede. Per il personale che lavora su più progetti servono registrazioni delle ore, come i timesheet, che mostrino che le ore non si sovrappongono.
L'IVA è una spesa ammissibile?
Dipende da come è finanziato il progetto e dal fatto che tu possa recuperare l'IVA. I casi principali sono tre, da controllare in quest'ordine. Per le altre misure, per esempio in de minimis, decide il bando.
È un aiuto di Stato in esenzione (GBER)?
Il regolamento europeo sugli aiuti di Stato (GBER, art. 7) esclude l'IVA che puoi recuperare. Se puoi detrarla, quindi, rendiconti le spese al netto dell'IVA. Il bando startup 2025 dell'Emilia-Romagna, per esempio, conta i costi al netto dell'IVA, salvo il caso in cui non sia recuperabile. L'IVA che resta davvero a tuo carico può invece entrare, se il bando non la esclude: alcune misure sono più severe del regolamento, quindi controlla il tuo.
È un progetto PNRR?
L'IVA si rendiconta solo se non puoi recuperarla. Le FAQ ufficiali rinviano ancora al d.P.R. 22/2018. La Circolare RGS n. 21/2021 aggiunge che l'IVA va comunque tracciata per ogni progetto.
È un programma europeo 2021-2027, non in aiuto di Stato?
Qui la regola è cambiata. Se il costo totale del progetto è sotto i 5 milioni di euro, IVA inclusa, l'IVA è ammissibile anche se puoi detrarla. Da 5 milioni in su, solo se non è recuperabile. Lo dice l'articolo 64 del Regolamento UE 2021/1060, ripreso dall'articolo 16 del d.P.R. 66/2025.
Attenzione però: alcuni manuali sono più severi del regolamento. Le linee guida FSE+ del Friuli Venezia Giulia, per esempio, chiedono che l'IVA non sia recuperabile anche sotto i 5 milioni. In sede di controllo vale il manuale del tuo programma.
Un'ultima cosa sull'IVA. Dove si applica la regola della recuperabilità, l'IVA che avevi diritto di detrarre resta esclusa anche se non l'hai detratta. Sui casi dubbi di recuperabilità senti il tuo consulente fiscale.
Domande frequenti
Cosa si intende per spese ammissibili?
Le spese che l'ente accetta di finanziare perché sono state sostenute (e pagate, quando la misura lo chiede), riguardano il progetto, cadono nel periodo ammesso, sono tracciabili e risultano in contabilità.
Una spesa fatturata ma non ancora pagata è ammissibile?
Nei programmi europei 2021-2027 no: la spesa deve risultare pagata, nel rispetto del periodo ammesso. Alcune misure nazionali ammettono eccezioni, come il primo SAL del Fondo Impresa Femminile, che può includere fatture non ancora quietanzate. Controlla il tuo bando.
Le spese fatte prima della domanda si possono rendicontare?
Dipende dal bando. In Smart&Start, per esempio, no. Nella Nuova Sabatini avviare l'investimento prima della domanda è una causa di revoca.
Il d.P.R. 22/2018 vale ancora?
Per la programmazione 2014-2020 sì. Per quella 2021-2027 è stato sostituito dal d.P.R. 66/2025. Nel PNRR le FAQ ufficiali lo richiamano ancora per l'IVA.
Rendy controlla i documenti della tua pratica con le regole del tuo bando: periodo, pagamenti, massimali, CUP e diciture. Tu decidi sui casi dubbi e dedichi il tempo ai documenti che non tornano.