Excel o software per rendicontare un bando: quando il foglio basta e quando no
Il foglio ha una riga per fattura: fornitore, numero, data, imponibile, categoria, data del bonifico, una colonna "CUP" e una "Note". Per una pratica con quindici fatture funziona bene. Le cose cambiano quando la colonna "Note" deve raccontare perché una fattura è sospesa, chi ha chiesto la correzione al fornitore e se l'ente l'ha accettata.
Quando Excel basta
Se segui una pratica sola, con poche decine di spese, un bando dalle regole semplici e una persona che fa tutti i controlli, Excel basta. A ogni SAL ricontrolli righe che riesci a guardare una per una, e impostare un software può chiederti più lavoro di quanto te ne risparmi.
Spesso, poi, l'ente ti dà un suo modello. Nel bando SI4.0 2023 di Unioncamere Lombardia il prospetto delle spese rendicontate è un modello dell'ente da firmare digitalmente e allegare: qualunque strumento usi, alla fine compili quello.
Una fattura senza CUP
Il d.l. 13/2023, art. 5, comma 6, convertito dalla legge 41/2023, chiede il CUP sulle fatture elettroniche per beni e servizi acquistati con incentivi pubblici alle attività produttive. Cosa fare quando manca lo decide la misura. Nel bando SI4.0 2023 di Unioncamere Lombardia, per le fatture emesse prima del 14 dicembre 2023 basta una dichiarazione sostitutiva che colleghi la spesa al bando. Nel Bonus Export Digitale, Invitalia chiede una DSAN firmata dal legale rappresentante e una tabella che riconduce ogni fattura al CUP. Dal 27 gennaio 2026 c'è anche il servizio dell'Agenzia delle Entrate per integrare il CUP nelle fatture elettroniche con operazione successiva al 31 maggio 2023: controlla che il manuale del tuo bando lo accetti.
In Excel una formattazione condizionale colora di rosso la cella CUP vuota. Il seguito vive fuori dal file: la mail al fornitore, la DSAN, la ricevuta dell'integrazione. La cella resta rossa a spesa regolarizzata, oppure diventa bianca perché qualcuno ha scritto il CUP a mano senza allegare nulla.
Per non perderla ti servono, sulla stessa riga, lo stato della spesa ("da verificare"), il motivo, il rimedio previsto dal bando e il documento che lo prova. In Excel lo fai con colonne in più, e regge finché le compila sempre la stessa persona allo stesso modo.
Un bonifico fuori periodo
Nelle linee guida di rendicontazione di Smart&Start Italia (Invitalia, 1° agosto 2024) le spese sono ammissibili se sostenute a partire dalla data di invio telematico della domanda. Supponi che il fornitore abbia chiesto un acconto: bonifico il 3 marzo, domanda inviata il 6 marzo, fattura di saldo ad aprile. Il pagamento è avvenuto prima dell'invio della domanda, anche se la fattura arriva dopo. Se il manuale del tuo bando non dice quale data conta, chiedilo all'ente per iscritto prima del SAL.
In Excel una formula confronta la data con quella di invio. Se un collega ci mette la data della fattura, o se un solo bonifico paga tre fatture con date diverse, la formula ti dà un esito pulito su un dato sbagliato.
Per non perderlo ti serve la regola scritta una volta, con la fonte e la data a cui si applica, e una riga per ogni pagamento, collegata alla fattura e all'estratto conto. Quali prove di pagamento servono lo trovi nella guida ai documenti.
Un massimale superato
Sempre in Smart&Start, le spese di marketing e web marketing non possono superare il 20% dell'importo totale ammesso del piano d'impresa. In Excel lo controlli con un SOMMA.SE sulla categoria, diviso il totale ammesso.
Le difficoltà sono due. La prima è la categoria: se la fattura di un'agenzia comprende lo sviluppo del sito e una campagna pubblicitaria, chi la classifica decide l'esito del controllo, e il foglio non conserva il perché. La seconda è il totale: se l'ente ridetermina le spese ammesse, il limite cambia, e la formula che punta alla vecchia cella continua a calcolare sul vecchio importo.
Per non perderlo ti serve il massimale legato alla pratica e al totale ammesso in vigore, ricalcolato a ogni SAL sulle spese cumulate, con un motivo scritto per ogni classificazione dubbia.
Quando Excel smette di bastare
Più pratiche in parallelo
Copi il file della pratica precedente e ti porti dietro le sue regole. Le consulenze, per esempio, in ON - Oltre nuove imprese a tasso zero stanno entro il 5% dell'investimento ammissibile per le imprese costituite da non più di 36 mesi, mentre in Resto al Sud 2.0 alcune consulenze tecnico-specialistiche arrivano al 30% delle spese ammesse. Se la soglia di ON resta nel file di una pratica Resto al Sud, i controlli sulle consulenze danno esiti sbagliati senza segnalarlo.
Controlli ripetuti a ogni SAL
A ogni consegna ricontrolli le spese nuove e ricalcoli i massimali a mano, e una spesa già inserita nel SAL precedente può rientrare nel successivo se nessuna colonna lo impedisce. La checklist per il SAL elenca cosa verificare prima di ogni invio.
Più persone sullo stesso file
Excel in cloud conserva la cronologia delle versioni e mostra chi ha modificato una cella. Chi ha guardato l'estratto conto della fattura 48, e cosa ha concluso, resta fuori dal file se nessuno lo scrive.
Tracciabilità di chi ha controllato cosa
Nel bando SI4.0 2023 di Unioncamere Lombardia, se l'ente chiede integrazioni hai 10 giorni di calendario, poi il contributo decade. In quel momento devi ricostruire in fretta chi ha controllato ogni spesa e con quale documento.
Excel e software dedicato, criterio per criterio
| Criterio | Excel | Software dedicato |
|---|---|---|
| Costo di partenza | Lo hai già | Abbonamento e tempo per impostare le regole |
| Regole del bando | In un foglio a parte, da copiare e adattare per ogni pratica | Salvate per pratica, con la fonte, da approvare |
| CUP mancante | Cella vuota evidenziata, il seguito sta altrove | Esito per documento con motivazione e stato "da verificare" |
| Periodo ammesso | Formula su una data scritta a mano | Regola applicata alla data letta dal documento, che controlli tu |
| Massimali | SOMMA.SE da aggiornare se cambia il totale ammesso | Calcolo sulla pratica a ogni consegna |
| SAL successivi | Controlli rifatti a mano, rischio di doppioni | Documenti assegnati alla consegna |
| Più persone | Cronologia delle modifiche alle celle | Chi ha confermato ogni esito, e quando |
| Flessibilità | Aggiungi colonne quando vuoi | Limitata a ciò che il software prevede |
| Uscita | Il file è tuo | Dipende dall'esportazione che offre il fornitore |
| Dati personali | Restano dove tieni il file | Serve un contratto con il fornitore ex art. 28 GDPR |
Se resti su Excel
- Tieni un foglio "Regole" per ogni pratica, con regola, fonte e data dell'ultima verifica. Il metodo è nella guida dalle regole del bando ai controlli.
- Usa una riga per pagamento, collegata alla fattura che salda.
- Aggiungi le colonne esito, motivo, chi ha controllato e quando, e compilale anche quando l'esito è positivo.
- Aggiungi una colonna "consegna" e impedisci di inserire due volte la stessa spesa.
- Proteggi le celle con le formule e tieni una sola copia del file, in un posto condiviso.
Se invece stai valutando un software, i criteri sono nella guida su come scegliere un software di rendicontazione.
Rendy, il software di Granted, legge il bando e ne ricava regole e campi, che rivedi e approvi. Poi controlla fatture, bonifici e quietanze e dà a ogni controllo un esito (Superato, Non superato, Da verificare) con la motivazione scritta, che puoi confermare o correggere, e gestisce consegne parziali e finale. Non carica la rendicontazione sui portali degli enti e le funzioni AI sono in beta. I dettagli sono nella pagina di Rendy.
Domande frequenti
Si può rendicontare un bando con Excel?
Sì. Per una pratica con poche spese, un bando semplice e una sola persona che controlla, un foglio ben impostato basta.
Esiste un modello Excel per la rendicontazione dei bandi?
Un modello valido per tutti i bandi no. Alcuni enti forniscono un proprio prospetto delle spese da compilare e firmare, come Unioncamere Lombardia nel bando SI4.0 2023: parti da quello e costruisci accanto il tuo foglio di controllo.
Quando conviene passare a un software?
Quando segui più pratiche con regole diverse, quando più persone lavorano sugli stessi controlli o quando devi dimostrare chi ha controllato cosa. Provalo prima su una pratica chiusa di cui conosci l'esito.
Rendy controlla i documenti della tua pratica con le regole del tuo bando: periodo, pagamenti, massimali, CUP e diciture. Tu decidi sui casi dubbi e dedichi il tempo ai documenti che non tornano.