Come si fa la rendicontazione di un bando, dal bando al SAL
Il progetto è finanziato, i lavori sono partiti, e prima o poi l'ente ti chiederà di dimostrare come hai speso i soldi. La rendicontazione è questo: raccogli le prove di ogni spesa, le metti nella forma che il bando richiede e le presenti per ottenere l'erogazione.
Qui trovi i passaggi nell'ordine in cui li affronti, dalla lettura del bando fino alla conservazione dei documenti. Ogni bando ha le sue regole, quindi i numeri che citiamo servono come esempio. Quelli che contano per la tua pratica sono sempre quelli del tuo bando.
Cosa si intende per rendicontazione
Rendicontare vuol dire dimostrare all'ente tre cose insieme: che hai sostenuto la spesa, che era ammessa dal bando e che riguarda il progetto finanziato.
Non coincide con il bilancio. Una spesa può essere registrata correttamente in contabilità ed essere comunque non ammissibile per il bando, per esempio perché è stata pagata in contanti o fuori dal periodo previsto.
Prima di cominciare: quali regole valgono per il tuo progetto
Sopra il bando ci sono alcune norme generali, e negli ultimi due anni sono cambiate.
Se il progetto è finanziato con i fondi europei 2021-2027, la norma italiana sulle spese ammissibili è il d.P.R. 66/2025, che ha preso il posto del d.P.R. 22/2018. Il 22/2018 vale ancora per la programmazione 2014-2020.
Se è un incentivo nazionale alle imprese, dal 1° gennaio 2026 c'è il Codice degli incentivi (d.lgs. 184/2025). Le sue regole su erogazioni e revoche valgono per i bandi pubblicati da quella data. Per i bandi usciti prima restano le regole precedenti.
Nella pratica di tutti i giorni, però, il documento che usi di più è il manuale di rendicontazione del tuo bando, insieme alle FAQ che l'ente pubblica nel tempo. Una FAQ risponde a un caso preciso e vale per il bando a cui si riferisce. Quando le norme generali e il manuale sembrano dire cose diverse, chiedi all'ente e fatti rispondere per iscritto.
I passaggi, in ordine
1. Leggi il bando e metti per iscritto le regole
Bando, decreto di concessione, manuale, FAQ. Da questi documenti tiri fuori una lista: quali spese sono ammesse, con quali massimali, in quale periodo, con quali documenti e con quali mezzi di pagamento.
Guarda bene da quando parte il periodo di ammissibilità. In Smart&Start, per esempio, le spese valgono dalla data di invio della domanda. Nella Nuova Sabatini avviare l'investimento prima di aver inoltrato la domanda è una causa di revoca.
2. Imposta la pratica prima della prima fattura
Comunica il CUP ai fornitori, per iscritto, e spiega come deve comparire in fattura. Per gli acquisti fatti con incentivi pubblici lo chiede la legge dal 1° giugno 2023, e il manuale della misura dice dove e come indicarlo. Se il bando chiede un conto corrente dedicato, aprilo prima dei pagamenti. Se chiede una contabilità separata o una codifica dedicata al progetto, concordala subito con chi tiene la contabilità.
Farlo all'inizio ti evita di chiedere fatture corrette a progetto avviato.
3. Raccogli i documenti mentre il progetto va avanti
Fatture, contratti, documenti di trasporto, bonifici, estratti conto, quietanze dei fornitori e, se rendiconti il personale, i documenti che chiede la misura, come i timesheet. Raccoglili man mano, mentre i fornitori hanno ancora la pratica sotto mano.
4. Controlla ogni documento
Su ogni spesa controlli le stesse cose: che ci sia il CUP, che la spesa stia nel periodo ammesso e, se il bando lo chiede, sia già pagata, che il mezzo di pagamento sia fra quelli accettati, che l'estratto conto dimostri il pagamento, che la spesa rientri nei massimali. L'elenco completo, voce per voce, è nella nostra guida ai documenti e ai controlli. Se segui molte pratiche insieme, un software per la rendicontazione dei bandi come Rendy fa questi controlli con le regole del tuo bando, e a te resta la conferma degli esiti.
5. Prepara la richiesta di erogazione
Le forme sono tre. L'anticipo si chiede prima di spendere, contro la garanzia che il bando richiede. Lo stato di avanzamento, il SAL, si chiede quando hai sostenuto una parte delle spese del progetto. Se quelle spese devono essere già pagate lo decide la misura. Il saldo arriva alla fine, dopo la verifica conclusiva.
Le soglie per chiedere un SAL cambiano molto da un bando all'altro. Nel Fondo Transizione Industriale di Invitalia, sportello 2023, ogni richiesta deve valere almeno il 20% dei costi ammissibili. Nel Fondo Impresa Femminile il primo SAL va dal 40% all'80% delle spese ammesse e può includere fatture non ancora quietanzate. Nel FRI-Tur il primo SAL va presentato entro 12 mesi dalla concessione, a pena di revoca. Nel bando startup 2025 dell'Emilia-Romagna la rendicontazione intermedia è facoltativa e richiede almeno il 30% dell'investimento.
Per preparare la richiesta c'è la nostra checklist per il SAL.
6. Invia e rispondi alle richieste dell'ente
La richiesta si invia dalla piattaforma indicata dal bando, con la firma digitale del legale rappresentante. Dopo l'invio può arrivare una richiesta di integrazioni, con tempi stretti: nella Nuova Sabatini hai 30 giorni per rispondere al Ministero, nel bando startup 2025 dell'Emilia-Romagna 45 giorni.
Per rispondere in tempo ti serve un fascicolo in ordine, con ogni documento facile da ritrovare.
7. Conserva tutto
Per i programmi europei 2021-2027 i documenti vanno conservati per cinque anni dal 31 dicembre dell'anno in cui l'ente fa l'ultimo pagamento. Per le misure nazionali il termine lo stabilisce il bando. Nel dubbio, conserva tutto finché non trovi una regola scritta che ti autorizza a buttare qualcosa.
Quali sono le regole per la rendicontazione di un progetto
Le fonti sono i regolamenti europei, se il progetto è cofinanziato, le norme nazionali generali, il bando con il decreto di concessione, il manuale di rendicontazione e le FAQ dell'ente. Per i progetti cofinanziati prevale la disciplina europea. Nel lavoro quotidiano usi soprattutto il manuale, perché è lì che l'ente dice come vuole vedere i documenti.
Un elenco unico valido per tutti i bandi non esiste. Con il decreto del 18 giugno 2026, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 17 luglio, il MIMIT ha definito il bando-tipo previsto dal Codice degli incentivi: uno schema comune per i nuovi bandi di incentivi alle imprese. I bandi già pubblicati restano con le loro regole, quindi per ora le differenze ci sono ancora.
Domande frequenti
Cosa si intende per rendicontazione?
La presentazione all'ente dei documenti che provano che la spesa è stata sostenuta, che era ammissibile e che riguarda il progetto finanziato. Serve per ottenere l'erogazione del contributo.
Qual è la differenza tra rendicontazione e bilancio?
Il bilancio segue le regole civilistiche e fiscali dell'impresa. La rendicontazione segue le regole del singolo bando. Una spesa regolare in contabilità può non essere ammissibile per il bando.
Quanto tempo ho per rendicontare?
Lo decide il bando. Un esempio, dalle FAQ del MIMIT: nella Nuova Sabatini la richiesta di erogazione va inviata entro 120 giorni dal termine per completare l'investimento, e l'investimento va completato entro 12 mesi dal contratto di finanziamento.
Quali sono i documenti di rendicontazione?
Fatture, prove di pagamento, estratti conto, contratti o ordini, quietanze dei fornitori, documenti del personale e le dichiarazioni richieste dal bando. Li trovi divisi per tipo nella guida ai documenti.
Rendy controlla i documenti della tua pratica con le regole del tuo bando: periodo, pagamenti, massimali, CUP e diciture. Tu decidi sui casi dubbi e dedichi il tempo ai documenti che non tornano.